当基于文件的电子信息的保存期超过产生和维护信息所使用的技术(硬件和软件)的预期寿命时，为长期保存和检索真实的基于文件的电子信息，本指导性技术文件提供了实用的、方法性的指南。本指导性技术文件考虑了中立的信息技术标准在信息长期利用中的作用。本指导性技术文件同样认为，为确保基于文件的电子信息的长期保存和检索，需要信息技术专家、文件管理者和档案工作者的共同努力。本指导性技术文件没有涵盖真实的基于文件的电子信息的产生、获取和分类的全过程。本指导性技术文件适用于由信息系统产生的作为业务活动凭证的所有形式的信息。注：基于文件的电子信息构成了日常业务活动或事件的“业务记忆”，使得机构日后可以回顾、分析或证明这些活动和事件。基于文件的电子信息是业务活动的凭证，可以帮助机构现在或将来做出管理决策，满足用户的需求和应对不利的诉讼，为此，基于文件的电子信息宜被适当地保留和保存。
基于文件的电子信息的长期保存标准号为GB/Z 23283-2009，发布日期：2009-03-13、实施日期：2009-09-01，所属行业分类成像技术。
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